1. Các giai đoạn của ngân sách
Ngân sách làm phim được thực hiện trong hai giai đoạn khác nhau. Ngân sách phim ban đầu (preliminary film budget) được tạo ra để gọi vốn và không quá chi tiết. Ngân sách này thường chỉ cung cấp ngân sách tổng quan (top sheet).
Ngân sách thứ hai được lên khi dự án phim đã có đủ kinh phí để làm phim (hoặc cũng có thể chưa đủ). Lúc này làm dự trù kinh phí sẽ phức tạp hơn giai đoạn ban đầu rất nhiều. Các con số sẽ rất sát với thực tế vì chúng dựa trên các mức giá và lương thuê nhân, thuê máy móc sự có thực.
2. Bóc tách ngân sách làm phim
Các ngân sách phim đều không giống nhau. Tuy nhiên, đa số ngân sách phim đều có 4 hạng mục sau:
ATL (ABOVE-THE-LINE)
Hạng mục này bao gồm các chi phí phát triển dự án, diễn viên và nhân sự quan trọng có liên quan đến giai đoạn ban đầu. Lương Biên kịch, sản xuất, đạo diễn và diễn viên, đôi khi cả các DOP nổi tiếng thường đứng vào hàng Above the Line. Ngoài ra còn các chi phí tiền kỳ và chi phí đi lại cho các vị trí trên.
NGÂN SÁCH SẢN XUẤT (PRODUCTION BUDGET/BELOW-THE-LINE)
Bao gồm tất cả chi phí tiền kỳ và sản xuất, thiết bị và nhân sự BTL (below-the-line, thường là thuê theo ngày). Từ thuê địa điểm, xin giấy phép, thuê xe tải vận chuyển cho đến thiết bị quay, điện, ăn uống, phục trang…
HẬU KỲ (BELOW-THE LINE)
Hạng mục hậu kỳ bao gồm tất cả mọi thứ liên quan đến quá trình hậu kỳ, tất cả các chi phí dành cho cơ sở vật chất, thiết bị, dịch vụ và nhân sự.
KHÁC
Hạng mục này gồm tất cả các chi phí còn lại, và bao gồm chi phí liên quan đến quảng cáo và phát hành phim. Ví Dụ: Chi phí PR, liên hoan phim, luật sư, bảo hiểm sản xuất và bất kỳ chi phí tạo ra nào cho văn phòng sản xuất.
3. Bắt đầu bằng các tài khoản ngân sách phim
Loại dự án và thể loại phim đóng vai trò lớn trong cấu trúc của bản bóc tách ngân sách phim (film budget breakdown). Mẫu ngân sách phim của bạn sẽ khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn làm ngân sách phim tài liệu, phim ngắn hay phim dài.
Bên cạnh loại dự án, thể loại hoặc các yêu cầu cụ thể trong dự án cũng ảnh hưởng đến bản bóc tách, đặc biệt là trong các hạng mục sản xuất hậu kỳ. Ví dụ: Phim kinh dị sẽ cần ngân sách hóa trang nhiều hơn phim tâm lý.
MẸO: Bạn cần tính ngân sách cho các trường hợp xấu nhất, nên có một khoản chi phí dự phòng. Diễn viên bị ốm, thành viên ê-kip bị thương, địa điểm hoặc thời tiết có vấn đề, các món đồ bị vỡ, hỏng hoặc thất lạc.
4. Các ngày chuẩn bị
Các ngày chuẩn bị (prep days) là những ngày bên ngoài ngày quay phim, khi mà ê-kip làm việc để chuẩn bị sẵn sàng bấm máy. Ví dụ: Thành viên tổ quay cần ít nhất 1 ngày chuẩn bị trước khi bấm máy. Thiết kế sản xuất, bộ phận sản xuất, tổ trợ lý đạo diễn và các nhân sự khác cũng cần nhiều thời gian để chuẩn bị.
5. Chi phí thiết bị cá nhân (kit fee)
Một số vị trí và bộ phận sẽ mang các thiết bị do họ sở hữu đến để làm việc và yêu cầu dự án một khoản chi phí (kit fee) cho việc sử dụng các thiết bị riêng của họ. Chi phí này có thể được tính theo ngày hoặc theo tuần. Mức giá tùy thuộc vào thiết bị và dự án.
Ví dụ về các vị trí thường yêu cầu một khoản kit fee bao gồm: Quản lý sản xuất (production manager), hóa trang (makeup artist), phục trang (wardrobe) và trợ lý quay phim thứ nhất.
Bạn nên có lên ngân sách cho trường hợp có kit fee nhưng tránh sử dụng khoản ngân sách này vì sẽ tiêu tốn ngân sách rất nhanh. Tùy theo kinh nghiệm, bạn sẽ biết được các vị trí nào yêu cầu kit fee.
6. Làm ngoài giờ (OT)
Thời gian làm ngoài giờ (OT) thường được tính giá gấp đôi sau 12 giờ đêm. Nếu không được lên ngân sách từ trước thì có thể gây ra những khoản phát sinh lớn.
Thời gian làm ngoài giờ của thường rẻ hơn là thêm hẳn một ngày quay nữa và đây là lý do tại sao phương án này thường được lựa chọn. Bạn nên cho thêm một khoản OT trong ngân sách dù có thể không cần sử dụng khoản đến.
7. Ngày quay bổ sung (pick-up)
Những ngày quay bổ sung dùng để quay những thứ vẫn bị thiếu trong thời gian quay chính thức (principal photography). Các dự án phim có thời gian quay dài hơn sẽ lên ngân sách cho nhiều ngày quay bổ sung hơn. VD: Một dự án phim ngắn sẽ có thể chỉ cần 1 ngày quay bổ sung với e-kip chính. Phim dài quay trong 30-45 ngày thường lên ngân sách cho ít nhất 3 ngày quay bổ sung.
8. Kế hoạch dự phòng (contingency planning)
Khoản ngân sách dự phòng là khoản dành riêng cho xử lý các sự cố không lường trước được. Ngân sách dự phòng 10% là một khoản chắc chắn cho bất kỳ dự án nào, đặc biết là nếu bạn đã phân bổ các hạng mục khác và tính cả khoản thất lạc và thiệt hại (Loss & Damage) trong một số bộ phận.
Hãy phân bổ khoản dự phòng trước khi bắt đầu tính toán ngân sách. Bạn sẽ bảo đảm được ngân sách an toàn cho dự án.
9. Thất lạc và thiệt hại (loss and damage)
Trong việc làm ngân sách, thất lạc và thiệt hại (L&D) bao gồm những thiết bị thất lạc, mất hoặc thiệt hại. Bạn nên sử dụng khoản có thể khấu trừ từ bảo hiểm sản xuất phim (production insurance) trong ngân sách. Đôi khi bạn cũng cần trả khoản khấu trừ nếu có liên quan đến một thiết bị đắt tiền.
10. Bảo hiểm sản xuất (production insurance)
Bảo hiểm sản xuất sẽ sử dụng trong trường hợp xảy ra thất lạc và thiệt hại. Bảo hiểm có thể được yêu cầu để bạn có thể xin giấy phép, thuê địa điểm và thiết bị. Ngoài ra, bảo hiểm nhân sự sẽ giúp bảo vệ ê-kip khỏi bất kỳ trường hợp xảy ra chấn thương, tai nạn.
11. Lỗi lầm và thiếu sót
Lỗi lầm và thiếu sót (Errors and Omissions/E&O) bảo vệ sản xuất phim và các nhà sản xuất khỏi các vấn đề nảy sinh từ những dự án phát sóng trên truyền hình, chiếu rạp, hoặc được phân phối để bán. Phần này không bắt buộc đối với tất cả mọi dự án. Ngoại trừ mục này, bạn nên bao gồm tất cả các mục trên trong tính toán ngân sách.
Luôn luôn dự phòng đối với tài khoản dành cho yếu tố không lường trước được. VD: Nếu bạn cần trợ lý đạo diễn (AD) cho 2 ngày chuẩn bị, hãy cộng thêm 1 ngày nữa thành 3 ngày chuẩn bị. Nếu AD không cần thêm ngày này, một bộ phận khác có thể cần.
Mẹo: Chỉ sử dụng các con số trong ngân sách như bản đồ hướng dẫn. Khi cung cấp bóc tách ngân sách cho các nhân sự chính của các bộ phận hoặc đoàn làm phim, không được tiết lộ con số đầy đủ. Bạn nên giữ lại một phần của tổng giá thuê & mua đồ và thuê nhân sự đoàn làm phim với giá hơi thấp hơn được đưa ra trong ngân sách. Khả năng cao là các nhân sự chính sẽ tiêu nhiều tiền hơn và đoàn làm phim sẽ phải làm việc nhiều hơn kế hoạch trong ngân sách. Những khoản tiết kiệm nhỏ này có thể được cộng dồn lại và giúp đảm bảo mọi người được trả lương đúng hẹn.
12. Mỗi ngân sách phim đều riêng biệt
Mỗi ngân sách phim đều riêng biệt. Các phần mềm có thể giúp bạn sắp xếp các chi phí nhưng không thể cho bạn kinh nghiệm từ thế giới thực. Các ngân sách sản xuất phim đã làm thực tế là các nguồn để tha khảo, học hỏi tốt nhất dành cho bạn. Hãy cố gắng tìm mẫu ngân sách phim trong cùng lĩnh vực với dự án bạn đang thực hiện. VD: Bạn nên tìm mẫu ngân sách phim dài để thực hiện ngân sách dự án phim dài thay vì mẫu dự án MV.
Tham khảo
